賃貸借契約締結時の必要書類について！取得する目的や取得先についても解説

賃貸物件を借りるときには、印鑑証明書や住民票、収入証明書などの書類が必要です。
必要書類を把握しておかないと、契約手続きがスムーズに進まず、希望の物件を逃してしまう可能性があります。
契約時のトラブルや手間を避け、スムーズに入居手続きを進めるためにも、必要書類の種類や取得先を把握しておきましょう。
本記事では、賃貸借契約締結時に必要な「印鑑証明」「住民票」「収入証明書」について解説します。

賃貸借契約締結時の必要書類1：印鑑証明

希望の物件が見つかったら、正式に借りる手続きとして「賃貸借契約」を結びます。
賃貸借契約を締結する際には、身元や支払い能力を確認するための書類を提出しなければなりません。
そのなかのひとつが印鑑証明書です。
はじめに印鑑証明とはなにか、提出する目的や取得方法について解説します。

印鑑証明とは

自治体に印鑑を登録すると、「印鑑は自分のものである」と公的に証明できるようになります。
登録印がいわゆる実印で、印鑑証明書は実印が本人のものであることを示す書類です。
正式名称は「印鑑登録証明書」といい、登録された印影と所有者の氏名・住所などが記載されています。

印鑑証明書が必要な理由

賃貸借契約において印鑑証明書が必要とされる主な理由は、契約の信頼性と安全性を確保するためです。
ただし印鑑証明は必須というわけではなく、連帯保証人を立てる場合に提出を求められることが多いです。
賃貸借契約を締結する際に、連帯保証人が同席することはほとんどありません。
基本的に連帯保証人となる方は親族や知人で、遠方に住んでいるケースもあるでしょう。
全員が同じ日時に不動産会社の事務所に集まることは物理的に難しく、現実的ではありません。
そのため、連帯保証人には契約書や必要書類を郵送し、署名・押印した上で返送してもらうのが一般的です。
印鑑証明書があれば押印が本人によるものであることを証明でき、契約上のトラブルを未然に防ぐことができます。
実印の作成がまだの場合は、まず印鑑を作り、自治体で印鑑登録をおこなわなければなりません。
作成から証明書取得までには数日～1週間程度かかる場合があるため、保証人を立てる際は余裕をもって印鑑証明書を取得してもらうようにしましょう。

印鑑証明の取得方法

印鑑証明は、住民登録をしている市区町村の役所で取得できます。
窓口に本人確認書類を持参し、印鑑登録を済ませた実印を提示すれば交付してもらえます。
自治体によってはオンラインでの申請や郵送での交付に対応している場合もあり、手数料は数百円程度です。

賃貸借契約締結時の必要書類2：住民票

賃貸借契約を結ぶ際には、住民票の提出も必要です。
住民票の原本は役所に登録されているので、住民票の写しを取得して不動産会社に提出します。
ここからは、住民票の特徴と賃貸借契約において必要な理由を解説します。

住民票とは

住民票とは、住民一人ひとりの氏名や住所などの情報が記載された公的な記録です。
不動産会社に提出する書類は「住民票の写し」と呼ばれるもので、本人確認の証明書として利用されます。
本人確認書類としてはマイナンバーカードや運転免許証が一般的ですが、賃貸借契約時にはこれに加えて住民票の提出が求められることがあります。
理由は、住民票には運転免許証やマイナンバーカードに記載されていない情報、たとえば世帯主や前住所などが含まれているためです。
不動産会社は住民票を確認することで、契約に必要な情報を正確に把握するとともに、他の本人確認書類と照合して内容に相違がないかチェックしています。

住民票の記載項目

入居者が単身の場合は、世帯全員が記載された住民票は不要で、自分の氏名と住所だけが記載された「一部事項証明」を取得すれば十分です。
もし複数の入居者がいる場合は、それぞれが「一部事項証明」を用意する必要があります。
一方、家族全員で入居する場合には、家族全員の情報が記載された「全部事項証明」を取得する必要があります。
マイナンバーについては特に記載する必要はなく、本籍地も不要とされることが多いですが、念のため事前に不動産会社に確認しておくと安心です。

住民票の取得方法

住民票は、住んでいる市区町村の窓口で取得できます。
具体的には、区役所や市役所の市民課・出張所・連絡所などで手続きが可能です。
申請には本人確認書類が必要で、手数料は1通300円前後が一般的です。
代理人が請求する場合は、委任状も併せて提出しなければなりません。
また、賃貸借契約で提出する住民票は「取得から3か月以内のもの」が求められることが多いため、取得時期に注意が必要です。
早く取得しすぎると利用できない可能性があるので、契約の直前、または契約日から逆算して3か月以内に取得しましょう。

賃貸借契約締結時の必要書類3：収入証明書

賃貸借契約を締結する際の必要書類には、収入証明書も挙げられます。
収入証明書とは収入を証明するための書類ですが、収入を証明する書類は一つだけではありません。
ここからは、どのような書類が収入証明書として使用できるのか、注意点もあわせて解説します。

収入証明書とは

収入証明書には、「どなたでも取得できる書類」「会社員向けの書類」「自営業者向けの書類」の3種類があります。
どなたでも取得できる書類としては、市区町村が発行する所得証明書や課税証明書、所得・課税証明書があります。
ただし、これらは前年分の情報が6月以降でなければ取得できないため、必要な時期によっては他の収入証明書を準備しなければなりません。
会社員の場合は、源泉徴収票や給与支払証明書を提出しましょう。
源泉徴収票は毎年12月に配布され、給与支払証明書は勤務先に発行を依頼することで取得できます。
一方、自営業など会社に勤めていない方は、確定申告書の写しを収入証明書として使用するのが一般的です。

収入証明書が必要な理由

収入証明書は、賃貸借契約を締結するタイミングではなく、入居審査の時に必要になります。
入居審査とは、貸主が入居希望者の家賃支払い能力や信頼性、人柄などに問題がないかを総合的に判断するための審査です。
入居審査の際、支払い能力を確認するために収入証明書の提出が必要です。
一般的に、家賃は月収の3分の1以内、あるいは年収の36分の1以内を目安に設定されます。
しかし、入居審査は収入の条件だけで判断されるわけではなく、安定性や信用状況も総合的に考慮されます。
収入が基準を満たしていても、他の条件に不安要素がある場合は審査に落ちることも珍しくありません。
また、収入証明書は連帯保証人にも求められる書類の一つです。
連帯保証人は、借主が家賃を滞納した場合に支払い義務を負うため、支払い能力を確認する必要があります。
取得に時間がかかることもあるため、連帯保証人となってもらう方には、早めに書類の準備をお願いしておきましょう。

まとめ

賃貸借契約を締結する際には、印鑑証明書、住民票、収入証明書などの提出が必要です。
印鑑証明は原則として連帯保証人を立てる場合に必要となり、住民票は本人確認書類の内容に誤りがないかを確認したり、補完したりする役割を持っています。
収入証明書は、入居審査の判断材料として重要で、源泉徴収票や給与支払証明書、自営業の方であれば確定申告書の写しなどが用いられます。
必要書類の種類や取得方法を事前に確認しておけば、手続きもスムーズに進むでしょう。